L’ATD24 au coté des collectivités pour la continuité de service

Animation, Partenaires

06/04/2020

Demandes d’assistances en ligne, télétravail testé et approuvé , outils disponibles par internet : des conditions favorables à une poursuite d’activité…

Depuis 2017, nous avons développé un téléservice pour le dépôt en ligne des demandes d’assistance. Il permet aux collectivités de nous mobiliser en temps réel.  Ces tickets irriguent directement notre base hot line. Ainsi, nos équipes peuvent organiser le format de réponse en fonction du volume de demandes.

Au début de l’année 2019, le conseil d’administration de l’Agence a souhaité mettre en place le télétravail. D’abord en expérimentation, puis de façon permanente, un jour par semaine, pour les agents intéressés dont le poste le permettait. Une année d’expérience nous a permis de roder les parties techniques (accès au serveur, téléphone, clé 4G, double écran..) et organisationnelles (montée en compétence sur les outils collaboratifs, tableaux de missions,..).

En Octobre 2019, la plateforme territoiresnumeriques.dordogne.fr est lancée. Elle vient assembler l’accès à l’ensemble de nos logiciels. Il est important de noter que tous nos outils sont accessibles par Internet, notamment les outils de gestion financière et RH qui sont hébergés sur le data center du Conseil Départemental.

2 300 utilisateurs disposent d’un accès nominatif, grâce à l’annuaire administré par le Conseil départemental de la Dordogne.

Les documents de communication, notes d’utilisation, veilles juridiques,  sont postés directement sur la plateforme, ceci évitant de trop fréquentes mobilisations par mail.

 

C’est ainsi avec des méthodes et des outils bien rodés que s’engage la période de confinement mi-Mars.

 

Depuis, les outils collaboratifs fonctionnent à plein : le transfert d’information au sein des équipes est facilité par ces outils, qui permettent finalement, malgré la distance, une communication bien partagée et des travaux en mode projet efficaces, les réunions de service se poursuivent en visio conférence, de façon régulière.

La première semaine de confinement, nous avons cherché nos marques, les collectivités se sont organisées. Depuis, les contacts ont repris et nous avons traité 700 demandes d’assistance avec plus de 500 utilisateurs connectés chaque jour à nos outils.

Ainsi, l’organisation développée à l’agence technique, le déploiement de solutions accessibles par internet nous ont permis d’assurer, en quelques heures, un maintien maximal de notre activité de veille, d’assistance et  de développement des outils, permettant ainsi la continuité de nos services et le plus important de celui des collectivités.

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